80%的管理問(wèn)題，都是溝通問(wèn)題

　　溝通，是執行力的第一步，它決定了人們的行動(dòng)是否都還在正確的方向上，能否按計劃、有質(zhì)量地去完成。

　　而這個(gè)檢查跟進(jìn)就是要通過(guò)高效的會(huì )議溝通才能完成。具體地說(shuō)，就是要開(kāi)好會(huì )。

　　那么，我們如何開(kāi)好會(huì )?

　　一、溝通的四要素

　　完整的溝通要有四個(gè)要素：一個(gè)發(fā)送者，一個(gè)接收者，發(fā)出來(lái)的信息，收到信息后給出的反饋。

　　好的溝通需要這四樣東西，要能形成一次又一次的閉環(huán)。

　　但在現實(shí)生活中、工作中，總是這樣那樣地掉鏈子。大家總是不能主動(dòng)地形成一個(gè)個(gè)閉環(huán)。

　　比如，我在蒙特利爾的鄰居老張和我說(shuō)，他想在淘寶上訂些東西，麻煩我去加拿大時(shí)，給他帶一下。我說(shuō)：“沒(méi)問(wèn)題�！比缓竽�?就沒(méi)有然后了。

　　直到有一天，我收到兩個(gè)包裹，拆開(kāi)一看，不是我們家要訂的東西。地址還寫(xiě)成隔壁小區的門(mén)牌號，只是我的名字、電話(huà)和小區名是對的。過(guò)了好久才反應過(guò)來(lái)，是老張訂的。

　　然后我就說(shuō)了老張一頓，我說(shuō)下次你買(mǎi)了東西送來(lái)時(shí)要和我說(shuō)一聲，我差一點(diǎn)兒給丟垃圾桶。然后呢?又沒(méi)了然后。過(guò)了一段時(shí)間又來(lái)了包裹，他還是沒(méi)有提前通知我。唉!

　　再舉一個(gè)例子，我申請了蒙特利爾的免費法語(yǔ)課程。網(wǎng)上申請后，項目的主管部門(mén)讓我快遞資料，我也全都照辦。哪知道，一個(gè)多月過(guò)去了，網(wǎng)上申請的進(jìn)度沒(méi)有進(jìn)展，還收到兩次郵件催我交資料。

　　我也打了熱線(xiàn)，還是沒(méi)有找到原因�？傊�一定是哪里出問(wèn)題了。我想別再糾結誰(shuí)對誰(shuí)錯了，總得為達到目的多走一步吧。

　　我打電話(huà)給我太太，和她說(shuō)不要用快遞，希望她趕在圣誕節前最后一個(gè)工作日親自跑一趟，再遞一次資料。她就乘公共汽車(chē)轉地鐵，找到了那個(gè)在三樓的地址，發(fā)現根本沒(méi)有那個(gè)部門(mén)。

　　在隔壁好心人的幫助下，我們才知道三四個(gè)月前他們已經(jīng)搬到800米以外的地方。原來(lái)他們給我發(fā)的快遞地址還是舊的。

　　所以要想溝通得順暢，四要素：發(fā)送者、接收者、信息、反饋，一個(gè)都不能少。

　　二、管理溝通的四個(gè)方面

　　最好的人才在哪里?

　　要么在你公司，要么在競爭對手那里。

　　那么我們請來(lái)了好的人才，怎么才能管理好呢?

　　要靠快速反饋!

　　我在沃爾瑪美國出差的時(shí)候，看到過(guò)一本書(shū)《快速反饋》(FAST Feedback)，作者是布魯斯·圖爾甘。書(shū)很薄，但FAST這四個(gè)方面對我管理溝通很有幫助。簡(jiǎn)單解釋一下：

　　1.頻率(frequency)

　　溝通要講究頻率，不同的溝通，要考慮需要隔多久一次最合適。比如新人加入時(shí)，是先緊后松，還是先松后緊。

　　我的一個(gè)福建做工程的客戶(hù)，他們人力資源總監花了半年時(shí)間，喝茶聊天，終于挖到一個(gè)滿(mǎn)意的總工。入職第一天見(jiàn)了面之后，這個(gè)人力資源總監就出差了，一個(gè)月后他回來(lái)時(shí)，這個(gè)新來(lái)的總工也辭職了。

　　2.準確(accurate)

　　溝通需要用準確的信息，比如找數據、做報表，收集準備好信息，能大大提高溝通效率。

　　3.具體(specific)

　　溝通表達要明確具體，目的就是要讓對方明白清楚，減少歧義和誤會(huì )，不要讓對方猜測。

　　4.時(shí)效(timely)

　　什么事情可以等，什么不可以等。什么事情等到周會(huì )再說(shuō)，什么事情不要發(fā)郵件，而是打電話(huà)，或者走過(guò)去馬上當面談。

　　什么事情是今天最重要的，什么事情是陳年舊賬不要再提，這些都要搞清楚。

　　三、如何達成高效的會(huì )議溝通

　　1.頻率

　　我的建議是52次，退一步是26次。即最好每周一次，其次是兩周一次。

　　過(guò)程管理，你做的次數越多，你就越有可能打敗你的競爭對手。兩次會(huì )議之間的時(shí)間間隔越短，說(shuō)明你公司做事的節奏越快，可以提高成功的概率。

　　比如，每季度開(kāi)一次此類(lèi)會(huì )議，如果這個(gè)季度沒(méi)做到，下次再跟進(jìn)，半年就沒(méi)了。

　　每月一次，這次沒(méi)做到，要等下個(gè)月，一晃兩個(gè)月就沒(méi)了。

　　只要每周堅持跟進(jìn)，一年就有52次機會(huì )去糾偏、去改善。

　　而在打關(guān)鍵戰役時(shí)(比如電商的“雙十一”)，我們甚至需要天天開(kāi)會(huì )，同時(shí)變成“996”的工作制度(朝九晚九，每周六天)。

　　就好像我們在一起建從上海到北京的高鐵，我們每周都開(kāi)工程進(jìn)度會(huì )，每次開(kāi)會(huì )大家都知道誰(shuí)快了、誰(shuí)慢了，為什么還沒(méi)有把材料運到，誰(shuí)需要增援去拉一把，等等。開(kāi)會(huì )就是應該這樣有壓力，因為這是在打仗。

　　每一次會(huì )議，就像鐵路上的枕木，我們應該一年有52塊，最次也得有26塊。那些一年只有4塊和12塊的公司肯定沒(méi)有我們有52塊的做得扎實(shí)。

　　我認識一個(gè)浙江的姚老板。他引進(jìn)新人之后，覺(jué)得新人、老人磨合還是不行，于是他就在公司對面租了房子，每天請廚師做午飯。

　　這樣一來(lái)Top10(Top10指領(lǐng)導班子，下同)每天都不用再發(fā)愁去哪兒吃飯，二來(lái)通過(guò)一起吃午飯，新人、老人可以在輕松的氛圍里更好地磨合，三來(lái)這個(gè)午飯也讓他們在一年內有200多天可以在一起聊項目進(jìn)展。聰明吧!

　　2.Top10匯報為主，CEO和其他Top10成員反饋

　　如果前面都做好了，會(huì )議就比較簡(jiǎn)單直接：輪到Top10成員發(fā)言時(shí)，他只要說(shuō)他負責的是哪個(gè)，然后逐個(gè)匯報進(jìn)展就可以了。

　　我以前有個(gè)同事叫大鵬，他負責匯報一個(gè)教育Pad的項目。這個(gè)項目是為中小學(xué)提供電子書(shū)，取代傳統的紙質(zhì)課本。

　　開(kāi)始時(shí)，他每次的匯報比較亂，于是我們幫他理了理。

　　那個(gè)項目的老板是一個(gè)技術(shù)發(fā)燒友，為了技術(shù)不計成本。而當時(shí)蘋(píng)果iPad的價(jià)格越來(lái)越便宜，為了能讓這個(gè)教育Pad賣(mài)得出去。

　　我們認為成本控制是第1重要的;第2重要的是內容如何和各省市的教育體系接軌，否則沒(méi)有學(xué)校會(huì )用;第3重要的是渠道，即如何把產(chǎn)品賣(mài)出去。

　　從那以后，大鵬的匯報就有條理多了。他每次匯報只用說(shuō)三個(gè)方面：成本、內容和渠道，然后逐個(gè)方面講進(jìn)展。

　　3.必須要有連續性

　　我在嘉御基金公司的衛老板說(shuō)過(guò)：“每一個(gè)會(huì )議都要從上一個(gè)會(huì )議的結束開(kāi)始�！�

　　這就像說(shuō)評書(shū)開(kāi)場(chǎng)一樣：“上回書(shū)說(shuō)到……”，而不是每次都在開(kāi)一個(gè)新的會(huì )議。

　　沒(méi)有了連續性，也就沒(méi)有責任感和緊迫感。

　　4.要坦誠

　　Top10成員之間溝通要坦誠，鼓勵爭吵。最怕不痛不癢，你好我好而其實(shí)最后誰(shuí)都不好。

　　通則不痛，痛則不通。如果當面不能有什么說(shuō)什么，總是讓人猜測和揣摩;如果當面不講，背后議論，那么公司很可能變得效率低下，反應遲鈍。

　　馬云說(shuō)他和蔡崇信之間因為爭吵，不知道摔壞了多少個(gè)手機。但是如果蔡崇信讓他簽什么字，把他賣(mài)了，那他也認了。

　　工作伙伴之間如果沒(méi)有了坦誠的溝通，很多工作都會(huì )大打折扣，也將失去競爭力和人才。

　　過(guò)程管理，要耐得住寂寞，因為這是一個(gè)尋求量變到質(zhì)變的活兒。

　　我們需要經(jīng)常重新檢視公司的會(huì )議——哪些要開(kāi)，哪些要砍，哪些要改。要多思考怎么開(kāi)會(huì )才更有價(jià)值。

　　除了體現執行力的會(huì )議之外，還應該看看要開(kāi)哪些年度會(huì )議(如戰略會(huì )、人才盤(pán)點(diǎn)會(huì ))、哪些季度會(huì )議、哪些月度會(huì )議(如經(jīng)營(yíng)分析會(huì )等)，整理出一套適合自己的，且行之有效的會(huì )議溝通體系。